Geld & Erfolg | Modernisierung der Betriebsprüfung – (k)ein Segen für den Unternehmer

Steuerexperten empfehlen, den Ablauf einer Betriebsprüfung proaktiv zu gestalten und mit dem Finanzamt Vereinbarungen zu treffen, wie die Mitwirkung konkret aussehen soll.

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Steuerverfahrensrecht Mit Beginn des Jahres 2025 werden Änderungen bei der Außenprüfung durch die Finanzämter wirksam, die auch Wirkung für zurückliegende Zeiträume entfalten können. Auch die Sanktionsmöglichkeiten verschärfen sich und können Mittelständler treffen. Steuerexperten raten zu einer frühzeitigen Auseinandersetzung mit der Thematik.

Gastbeitrag von Frederik Karnath

Der Wunsch vieler Unternehmen ist es, Betriebsprüfungen (BP) schnell und geräuschlos zu erledigen. Die Praxis zeigt ein anderes Bild – das Prüfungsklima ist angespannt, die BP dauert lange, die aufgerufenen Summen sind hoch und Steuerstrafverfahren nehmen zu. In diesem Umfeld hat der Gesetzgeber die BP „modernisiert“ – ob die Änderungen auch zu Erleichterungen werden, bleibt abzuwarten.

Verbindlich sind die Neuerungen zwar erst für Zeiträume ab Januar 2025. Doch durch die Hintertür entfalten sie schon für Zeiträume Wirkung, die vor diesem Datum liegen. Unternehmen sollten daher heute schon für die kommende Betriebsprüfung vorsorgen.

Was sind die wichtigsten Änderungen? 

• Punkt 1: Legitimierung des Datenzugriffs über Onlinespeicher und Cloudlösungen,
• Punkt 2: Vereinheitlichung des Zugriffs auf Datenverarbeitungssysteme des Unternehmens, sogenannte EDVSchnittstellen,
• Punkt 3: Begrenzung der „Ablaufhemmung“, also Festlegung der Verjährung auf fünf Jahre, um die Dauer der Prüfungsmöglichkeit zu begrenzen,
• Punkt 4: Einführung von Teilabschlussbescheiden und einer verbindlichen Teilzusage durch den Betriebsprüfer,
• Punkt 5: Einführung eines Verzögerungsgeldes als Sanktion im Kontext des „qualifizierten Mitwirkungsverlangens“,
• Punkt 6: Verbesserung der Kommunikation durch das Setzen von Prüfungsschwerpunkten seitens des Finanzamts, Vereinbarung von Zwischengesprächen und Festlegung von Rahmenbedingungen für die Erfüllung der allgemeinen Mitwirkungspflichten,
• Punkt 7: Erweiterung der Berichtigungspflicht, sogenannte Korrekturanzeige nach Paragraf 153 AO (Abgabenordnung, Red), auf nicht geprüfte Zeiträume.

Wie sind die Änderungen zu bewerten?

Die geplante Vereinheitlichung des Datenzugriffs für die Betriebsprüfung (Punkt 1) ist zu begrüßen, wenn sie für Rechtssicherheit sorgt. Zunächst wird sie jedoch zu Investitionsaufwand für den Unternehmer führen, der seine EDV-Systeme anpassen muss. Dazu kommt: Der Gesetzgeber hat den Begriff des „Datenverarbeitungssystems“ (Punkt 2) im Gesetz nicht definiert. Ob damit nur die Kasse und Warenwirtschaft oder beispielsweise auch Betriebsstundenzähler und Ladesäulen erfasst sind, ist unklar. Gravierend ist dabei, dass das Fehlen der Schnittstelle zukünftig zur Verwerfung der Buchführung (als nicht ordnungsgemäß) und einer Schätzung der Steuerschuld durch die Finanzbehörden ermächtigen soll.

Ebenso ist die Begrenzung der Festsetzungsfrist (Punkt 3) zur Beschleunigung per se ein richtiger Schritt. Die Aushöhlung der Fünfjahresgrenze durch viele Ausnahmen, beispielsweise die Einleitung eines Steuerstrafverfahrens oder Mitwirkungsverzögerungen, lässt jedoch keine (zeitnahe) Rechtssicherheit erwarten. Nahe liegt, dass sich der Trend zum Strafverfahren fortsetzen wird – gerade wenn eine Verjährung droht oder Sachverhalte kritisch sind, steigt die Ermittlungsgefahr.

Das sogenannte qualifizierte Mitwirkungsverlangen (Punkt 5) erweitert die Rechte des Prüfers massiv und hat weitreichende Konsequenzen. Es findet Anwendung, wenn im Zuge der BP keine Rahmenbedingungen für die allgemeine Mitwirkung getroffen werden, und ist Teil einer gestuften Vorgehensweise. Nach seiner Androhung und Anwendung hat der Steuerpflichtige einen Monat Zeit, die Anforderung der Betriebsprüfung zu erfüllen. Wird dem nicht entsprochen oder wird die Mitwirkungshandlung unvollständig vorgenommen, wird ein „Verzögerungsgeld“ als Sanktion auferlegt. Es beträgt für jeden vollen Kalendertag der Verzögerung 75 Euro und kann für maximal 150 Tage festgesetzt werden. Wurde gegen den Steuerpflichtigen in den vergangenen fünf Jahren bereits ein Mitwirkungsverzögerungsgeld ausgesprochen oder ist zu befürchten, dass die Wirkung des Verzögerungsgeldes nicht durchschlägt, weil der Steuerpflichtige besonders leistungsfähig ist (Umsatz > 12 Millionen), kommt ein auf 150 Kalendertage begrenzter Zuschlag von maximal 25 000 Euro pro Tag in Betracht. Ferner führt die Mitwirkungsverzögerung dann zur Verlängerung der Festsetzungsfrist für den Betreffenden.

Was sind die Folgen für die Praxis?

Praxisrelevant wird das qualifizierte Mitwirkungsverlangen insbesondere durch das Verzögerungsgeld, das ein scharfes Schwert der BP darstellt. Durch die relativ niedrige Umsatzgrenze von 12 Millionen Euro wird das zudem auch im Mittelstand virulent werden.

Für Unternehmen wird zukünftig die Vorbereitung einer Betriebsprüfung mehr Aufmerksamkeit erfordern. Insbesondere kritische Aspekte sollten im Vorfeld aufgearbeitet werden und in den Mittelpunkt rücken. Ebenso empfiehlt es sich für das Unternehmen, den Ablauf der Prüfung proaktiv zu gestalten und mit dem Finanzamt Vereinbarungen zu treffen, wie die Mitwirkung aussehen soll (Punkt 6).

Alle Anfragen seitens des Prüfers und das Mitwirkungsverlangen sollten durch Experten kontrolliert werden: Insbesondere die Begründung und Rechtmäßigkeit des Mitwirkungsverlangens und der Umfang dessen, was zu liefern ist, werden dabei diskutiert werden. Ist ein Mitwirkungsverlangen rechtswidrig, weil es zu weitgehend oder unverhältnismäßig ist, kann es angefochten werden; hier besteht eine Verteidigungsmöglichkeit.

Erhebliche praktische Relevanz wird auch die Erweiterung des Paragrafen 153 Abs. 4 AO („Korrekturanzeige“) haben (Punkt 7): Ab dem Jahr 2025 muss ein Unternehmer Prüfungsfeststellungen in nicht von der Betriebsprüfung betroffenen, nicht verjährten Zeiträumen korrigieren. Ein Verstoß dagegen – aufgedeckt in der Folgeprüfung – begründet schnell den Vorwurf der Steuerhinterziehung. Die Gefahr eines Steuerstrafverfahrens im Nachgang an eine BP steigt damit massiv.

Festzuhalten ist, dass die „Modernisierung“ eine Verschärfung der Spielregeln darstellt und Unternehmer dazu zwingt, das Thema BP noch ernster zu nehmen. Andernfalls drohen empfindliche finanzielle Mehrbelastungen.

Zur Person

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Frederik Karnath ist Rechtsanwalt, Steuerberater und Geschäftsführender bei der Dornbach GmbH in Koblenz. Er ist ehemaliger Finanzbeamter und hat Jura in Bonn studiert.

Seit 2021 gehört Karnath der Dornbach-Gruppe an. Die umfassende steuerliche Beratung mittelständischer Unternehmen gehört zu seinen Tätigkeitsschwerpunkten; weitere Beratungsschwerpunkte liegen im Bereich der Betriebsprüfungsbegleitung, dem Steuerstrafrecht und Steuerstreit sowie der steuerlichen Vertragsgestaltung.