Arbeiten wo andere Urlaub machen

Workation
Die Verbindung der Begriffe Work (Arbeit) und Vacation (Urlaub) beschreibt das zeitweise Arbeiten aus dem Ausland. Längst handelt es sich um mehr als einen Trend. Für viele Unternehmen ist dieses flexible Modell inzwischen ein zentraler Bestandteil moderner Arbeitskultur. Sie versprechen sich davon eine höhere Attraktivität im Wettbewerb um Fachkräfte. Voraussetzung dafür sind jedoch klare Regeln.

So verlockend das Konzept klingt, so komplex ist es in der rechtlichen und organisatorischen Umsetzung. Steuerrecht, Sozialversicherung und Arbeitsrecht greifen international ineinander, und viele Fragen lassen sich nicht pauschal beantworten. Je nach Tätigkeit, Aufenthaltsdauer und -ort besteht zudem das Risiko einer Betriebsstättenbegründung. Deshalb sollte unbedingt eine Einzelfallprüfung der steuerlichen Vorschriften im jeweiligen Zielland erfolgen. Liegt die Workation-Dauer allerdings bei maximal 30 Tagen im Jahr, ist dieses Risiko äußerst gering.

„Workation-Konzepte brauchen zwingend eine Betriebsvereinbarung, die sowohl Richtlinien als auch einen konkreten Rahmen für derartige Tätigkeiten enthält“, empfiehlt Steuerberater Markus Steffens aus Urbar. „Denn nicht alles, was in einem Land möglich ist, gilt automatisch auch im nächsten.“ Unternehmen müssten deshalb eigene Modelle entwickeln – das einfache Kopieren eines bestehenden Programms funktioniert in der Regel nicht.

„Bei beruflichen Auslandsaufenthalten gilt für Arbeitnehmer steuerlich meist die 183-Tage-Regel“, erläutert Steffens. „Sie besagt, dass bei einem Auslandsaufenthalt von weniger als 183 Tagen pro Steuerjahr die Besteuerung weiterhin in Deutschland erfolgt – vorausgesetzt, das Zielland hat ein Doppelbesteuerungsabkommen mit Deutschland und die Tätigkeit wird für einen deutschen Arbeitgeber ausgeübt.“ Zu den 183 Tagen zählen Arbeitstage, An- und Abreisefahrten, Wochenenden, Feiertage und gegebenenfalls Urlaubstage, sofern sie direkt an den Arbeitsaufenthalt anschließen. Wird die Grenze überschritten oder besteht kein Doppelbesteuerungsabkommen, verlagert sich die Steuerpflicht ins Tätigkeitsland.

Zur steuerlichen Absetzbarkeit der Kosten erklärt der Steuerberater: „Grundsätzlich können alle Kosten, die im direkten Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit stehen, steuerlich geltend gemacht werden. Allerdings müssen Angestellte und Selbstständige vorsichtig sein. Da eine Workation in den meisten Fällen auf eigenen Wunsch erfolgt, sieht das Finanzamt diese oft als Homeoffice-Tätigkeit an. Das bedeutet, dass beispielsweise Reise- und Unterkunftskosten in der Regel nicht absetzbar sind.“

Auch sozialversicherungsrechtlich gibt es einiges zu beachten. Workation wird heute als Entsendung eines Mitarbeitenden betrachtet – etwa wenn ein Arbeitnehmer nach seinem Urlaub noch Arbeitswochen am Urlaubsort anhängt oder jemand im Ausland remote arbeiten möchte, um sich besser auf ein Projekt konzentrieren zu können.

Das Gute: Beschäftigte bleiben in der deutschen Sozialversicherung, sofern sie sich nicht länger als 183 Tage im Ausland aufhalten. Dafür muss der Arbeitgeber eine A1-Bescheinigung bei der Krankenkasse beantragen – allerdings nur, wenn das Zielland Teil eines Sozialversicherungsabkommens ist. Dazu gehören neben den EU-Ländern unter anderem die Schweiz, Großbritannien, Norwegen, Island, Australien, Kanada, die USA, Brasilien, Uruguay, Chile, Indien, China, Japan, Korea, die Philippinen, Marokko und Tunesien.

Und wie sieht es mit der Krankenversicherung aus? Innerhalb der EU gilt die heimische Krankenversicherung. In anderen Ländern hängt der Versicherungsschutz davon ab, ob ein Sozialversicherungsabkommen besteht. Dann werden die Leistungen erstattet, die auch Einheimischen zustehen würden. Eine zusätzliche Auslandskrankenversicherung ist jedoch in jedem Fall empfehlenswert.

Auch wenn das Thema Workation noch nicht überall angekommen ist, gilt es unter Arbeitnehmern als ausgesprochen attraktiv. Laut der PwC-Studie „Workation zwischen Wunsch und Wirklichkeit – Wie Berufstätige in Deutschland im Jahr 2024 auf mobile Arbeit aus dem Ausland blicken“ ist es für 57 Prozent der Befragten bei der Jobwahl wichtig, eine Workation machen zu können. Für 30 Prozent ist dies sogar so entscheidend, dass sie einen Job ohne diese Möglichkeit ablehnen würden. Für 26 Prozent zählt Workation zu den drei attraktivsten Zusatzleistungen eines neuen Arbeitgebers. Interessant ist zudem: Die beliebtesten Ziele sind Spanien (21 %), Österreich (21 %) und Italien (15 %) – also klassische Urlaubsregionen, keine Fernreisen.

Workation kann ein wertvolles Instrument der modernen Arbeitswelt sein. Wichtig sind jedoch klare Leitplanken in einer Betriebsvereinbarung. Dazu gehören unter anderem:

• Dauer: Wie lange dürfen Mitarbeitende im Ausland arbeiten?
• Tätigkeiten: Welche Aufgaben eignen sich für Workation – und welche nicht?
• Zielgruppen: Sind bestimmte Beschäftigtengruppen (z. B. Leitungsfunktionen, Schichtarbeit) ausgeschlossen?
• Länderwahl: Welche Staaten sind erlaubt? Für welche müssen nationale Regeln vorab geprüft werden?

Gerade der letzte Punkt ist zentral. Eine Abfrage nationaler Vorgaben ist dringend anzuraten, da nicht alle steuerlichen oder arbeitsrechtlichen Fragen in jedem Land eindeutig geklärt sind. Unternehmen gehen damit immer ein gewisses Restrisiko ein. Mit einer durchdachten Betriebsvereinbarung lassen sich Chancen nutzen, ohne unnötige Risiken einzugehen.
Workation bietet für beide Seiten Vorteile: Mitarbeitende erleben ein inspirierendes Umfeld, das Kreativität, Zufriedenheit und Motivation stärkt. Unternehmen wiederum profitieren von höherer Leistungsfähigkeit und einer stärkeren Bindung ihrer Beschäftigten.

Workation auf einen Blick

Vorteile aus Mitarbeitersicht:

• Arbeiten im angenehmen Klima
• Sprachkenntnisse verbessern
• Freunde und Familie im Ausland besuchen
• Neue Kulturen erleben
• Winter in Deutschland entfliehen

Wichtig für Unternehmen:

• Steuerrecht prüfen
• Sozialversicherungsstatus erfragen, ggf. A1-Bescheinigung beantragen
• Arbeitsrechtliche Anforderungen des Gastlandes erkunden
• Risiko einer Betriebsstättenbegründung bewerten
• Datenschutz und IT-Sicherheit gewährleisten
• Absicherung durch Auslandskrankenversicherung klären

Inhalt einer Workation-Vereinbarung

• Genehmigungsprozess
  
• Maximaldauer und erlaubte Länder
  
• Anforderungen an Erreichbarkeit und Arbeitszeiten
  
• Sicherheits- und Compliance-Vorgaben
  
• Regelungen zu Kosten, Versicherung und Rückreise

Empfehlungen

• Workation auf maximal 30 Tage beschränken, um Risiken zu minimieren
  
• Klare Betriebsvereinbarung erstellen
  
• Workation nur nach
  
• Genehmigungsprozess ermöglichen

Steuerliche Betrachtung der Workation-Aufwendungen

Steuerlich abzugsfähig sind:Co-Working-Space: Die Miete für einen Arbeitsplatz in einem Co-Working-Space kann in der Steuererklärung als Werbungskosten oder Betriebsausgabe angegeben werden.

Arbeitsmaterial:Alles, was für die Arbeit vor Ort angeschafft wird, Laptop, mobiler Drucker oder auch mobiles Internet.

Entfernungspauschale: Für den Arbeitsweg vom Hotel oder der Ferienwohnung zum Co-Working-Space (derzeit noch 0,30 Euro pro Kilometer) 

Homeofficepauschale: Für Arbeiten im Hotel oder in der Ferienwohnung (sechs Euro pro Tag, maximal 210 Tage im Jahr).

Zusatzversicherungen: Auslandskrankenversicherung oder Haftpflichtversicherung, die für die Workation abgeschlossen wurden.

Steuerlich nicht abzugsfähig sind:

• Reisekosten (Flug oder Zug)
• Unterkunftskosten (Hotel oder Ferienwohnung)
• Verpflegungskosten

Von Petra Dettmar

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