Die E-Rechnung im Praxistest

Foto: Andrey Popov/stock.adobe.com

Digitalisierung
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die elektronische Rechnung. Sie ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern – mit Übergangsregelungen – verpflichtend. Welche Erfahrungen gibt es nach fast einem Jahr?

Die E-Rechnung ist Teil der Digitalisierungsstrategie der Bundesregierung und soll Verwaltungsaufwand reduzieren sowie Prozesse beschleunigen. Erste Erfahrungen der Unternehmen zeigen ein gemischtes Bild, doch die Anspannung vor dem organisatorischen Kraftakt scheint etwas nachgelassen zu haben.

Das bestätigt auch die Industrieund Handelskammer in Koblenz. „Die Einführung der E-Rechnung hat uns insbesondere zum Jahreswechsel 2024/2025 stark beschäftigt“, sagt Stefanie Wingender, Rechtsanwältin bei der IHK. „In dieser Zeit konnten wir eine deutlich erhöhte Nachfrage unserer Mitgliedsunternehmen verzeichnen. Seit Inkrafttreten der Empfangspflicht zum 01.01.2025 hat sich das Anfragevolumen jedoch sukzessive wieder reduziert.“

Die Umstellung selbst war für viele Betriebe alles andere als Routine. Thimo Kirsch, Geschäftsführer der K² Advisory GmbH in Altenkirchen, ein auf Rechnungswesen und ERP-Prozesse spezialisiertes Beratungsunternehmen, schildert die Lage so: „Zunächst herrschte eine große Verunsicherung. Viele fragten sich: Was heißt das konkret, was ist eine E-Rechnung überhaupt? Zahlreiche Unternehmen haben interne Gremien gebildet, um sich überhaupt erst einmal mit der Thematik auseinanderzusetzen.“

Ein zentraler Punkt war die Überprüfung der eigenen Softwarelandschaft: „Viele haben ihre ERPSysteme auf den Prüfstand gestellt: Können wir das überhaupt? Müssen Module nachgerüstet werden? In vielen Fällen war es ein echter Kraftakt, die Umstellung zum Fristtermin zu schaffen – auch, weil das Thema oft lange aufgeschoben wurde.“

"Wie so oft bei gesetzlichen Neuerungen gab es mehr Widerstand als Begeisterung. Viele fühlten sich schlecht informiert und alleingelassen…" Thimo Kirsch, Geschäftsführer der K² Advisory GmbH

Daher verlief die technische Integration nicht überall reibungslos. Während spezialisierte Finanzsoftwareanbieter meist gut vorbereitet waren, gab es andernorts erhebliche Hürden. „Ich habe eine Vielzahl von Software- und Warenwirtschaftssystemen beobachtet“, berichtet Kirsch. „Einige ERP-Anbieter waren hervorragend aufgestellt. Andere mussten erst selbst Lösungen entwickeln und haben nicht ausreichend kommuniziert. Teilweise lebten die Kunden bis kurz vor dem Stichtag in Unsicherheit, ob ihr Anbieter die Anforderungen rechtzeitig umsetzen kann. Das hat vielerorts zusätzliche Ressourcen verschlungen.“

In bestimmten Branchen – insbesondere im öffentlichen Sektor und der Bauwirtschaft – war die elektronische Rechnung schon länger etabliert. „Wenn alles korrekt eingerichtet ist, können Ablaufzeiten bei der Rechnungsverarbeitung tatsächlich optimiert werden“, so der Berater. „Allerdings birgt die Transparenz im Alltag Herausforderungen: Je nach Format – XRechnung oder ZUGFeRD – ist für menschliche Betrachter oft kein lesbarer Beleg mehr verfügbar. Man muss sich vollständig auf gepflegte Stammdaten verlassen. Hier haben viele Unternehmen Nachholbedarf.“

Der große Umbruch im Rechnungswesen sei bislang ausgeblieben: „Mit der ersten Pflichtwelle, die sich auf den Empfang elektronischer Rechnungen beschränkt, sehen wir noch keine massive Veränderung in der Praxis. Viele Lieferanten stellen ihre Ausgangsrechnungen nicht automatisch auf E-Rechnung um.“ Stattdessen werde häufig individuell abgestimmt, ob Geschäftspartner eine Umstellung wünschen, um die Geschäftsbeziehung nicht zu belasten – und in den meisten Fällen laute die Antwort bislang ‚nein‘. Mit der zweiten Stufe der E-Rechnungspflicht ab 2027, die auch den Versand betrifft, erwarten Experten allerdings einen deutlicheren Wandel.

Die Reaktionen von Kunden und Geschäftspartnern auf die neue Pflicht sind ebenfalls verhalten. „Viele fühlten sich schlecht informiert und alleingelassen – nach dem Motto: ‚Na toll, jetzt hat die Politik wieder etwas beschlossen und wir müssen es ausbaden.‘“ Kritisch äußern sich Unternehmen auch über das Verhalten mancher Softwareanbieter: „Während einige Anbieter unkomplizierte und kostenlose Lösungen bereitgestellt haben, haben andere neue Module entwickelt und diese teuer lizenziert. Die Unternehmen waren dem ausgeliefert.“

Mit der zweiten Welle ab 2027 erwarten die Betriebe, dass die Hersteller stabile, vollständig integrierte Lösungen liefern – und diese auch klar dokumentieren“, heißt es bei K² Advisory. Auch der Staat stehe in der Pflicht: „Statt abstrakter Gesetzesformulierungen wünschen sich Unternehmen praxisnahe Informationen und direkte Ansprache.“

Was ist die E-Rechnungspflicht?

In Deutschland gilt die E-Rechnungspflicht seit dem 1. Januar 2025. Sie schreibt Unternehmen gesetzlich vor, elektronische Rechnungen erstellen und empfangen zu können. Eine Übergangsfrist von zwei Jahren erlaubt es aber, bis zum 31.12.2026 noch Papierrechnungen oder alternative elektronische Formate zu verwenden, sofern der Empfänger zustimmt. Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800 000 Euro gibt es eine verlängerte Übergangsfrist bis zum 31.12.2027. Unabhängig von Größe und Umsatz sind alle Unternehmen in Deutschland von der E-Rechnungspflicht betroffen. Es ist ratsam, sich frühzeitig auf die Umstellung vorzubereiten, um die künftigen Anforderungen der Digitalisierung zu erfüllen.

Fristen für die E-Rechnungspflicht

$ 01.01.2025:Grundlegende Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen. Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen archivieren können.

$ 31.12.2026: Ende der Übergangsregelung zur Ausstellung von Papierrechnungen oder im sonstigen elektronischen Format.

$ 31.12.2027: Ende der verlängerten Übergangsfrist zur Rechnungserstellung für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800 000 Euro und zum Versand im sonstigen elektronischen Format.

$ 01.01.2028: Pflicht zur Einhaltung der neuen Anforderungen bezüglich E-Rechnungen und deren Übermittlung. Mit der ersten Verpflichtung zur E-Rechnung, die sich auf den Empfang elektronischer Rechnungen beschränkt, gab es keine großen Veränderung in der Praxis. Diese wird es aber sicher mit der zweiten Stufe der E-Rechnungspflicht geben, die ab 2027 eintreten wird und auch den Versand von Rechnungen betrifft.

Zum Unternehmen:

Name: K² Advisory GmbH
Gegründet: 1997
Gründer und Inhaber: Gründer Thomas Kirsch, Inhaber Thomas Kirsch, Thimo Kirsch, Til Kirsch
Standorte: Altenkirchen im Westerwald und Bielefeld
Kernkompetenz: Beratung von Unternehmen in betriebswirtschaftlichen Abläufen mit der Spezialisierung auf die Bereiche Finance und Accounting, Transformation und Process Mining.
Mitarbeitende: 6 (mit der K² Accounting Solutions GmbH insgesamt 18)
Weitere Informationen: https://k2advisory.de