Geld & Erfolg | Der digitale Nachlass

Viele Unternehmen nutzen auch soziale Medien wie Facebook, LinkedIn, YouTube oder Instagram für Marketing und Fachkräftesuche. Auch dafür sollte der Nachlass geregelt und Zugangsdaten mit Berechtigungen hinterlegt werden. Ansonsten hat das Unternehmen keinen Zugriff mehr auf die Daten.

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VorsorgeWas passiert mit Daten und Accounts von Mitarbeitenden im Todesfall? Vielen Unternehmen ist nicht bewusst, dass dies geregelt werden sollte − mit einem Testament oder Erbvertrag zur Nachfolge von Accounts, Social-Media und Onlinekonten.

Von Gudrun Heurich

Über einen „Notfallkoffer“ verfügen die meisten Unternehmen. Er legt detailliert fest, wie im Falle von Tod oder Krankheit der Geschäftsleitung vorgegangen werden soll, um das Unternehmen weiterführen zu können. Doch an Vorkehrungen zum digitalen Nachlass wird selten gedacht. Dabei kann auch dieser Nachlassbestandteil von existenzieller Bedeutung sein. Vor allem, wenn der digitale Nachlass zum Erbe der Geschäftsleitung oder Mitarbeitenden gehört und das Unternehmen damit die Verfügung über sensible Inhalte verliert.

Im deutschen Erbrecht gibt es keine ausdrückliche Regelung für den digitalen Nachlass. Hier greifen Bestimmungen aus mehreren Rechtsgebieten wie dem Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetz (TTDSG), dem Urheberrecht, dem Datenschutzgesetz oder dem postmortalen Persönlichkeitsrecht. Digitale Spuren vermischen häufig private und betriebliche Aktivitäten, weshalb juristisch saubere Nutzungs- und Zugriffsregelungen große Bedeutung haben. Da digitaler Nachlass und digitale Güter ein Teil des gesamten Erbes sind, greift das Erbrecht auch für diese Bereiche.

Vorkehrungen zum digitalen Nachlass fehlen in vielen Unternehmen. Dabei kann auch dieses Erbe von existenzieller Bedeutung sein. Weil für digitale Accounts das Erbrecht gilt, sollte dieser Nachlass in einem sogenannten digitalen Testament geregelt werden.

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Der Begriff digitaler Nachlass bezeichnet alle Arten von Daten, die der verstorbene Erblasser im Internet oder auf Speichermedien, auch im unternehmerischen Kontext, hinterlassen kann. Dieser Nachlass kann extrem umfangreich sein:

Viele Unternehmen betreiben mittlerweile Onlineshops, beraten über ihre Website oder rechnen per PayPal ab. Außerdem nutzen sie soziale Medien wie Facebook, LinkedIn, YouTube oder Instagram für Marketing und Fachkräftesuche oder investieren in Suchmaschinenwerbung. Zunehmend umfasst der digitale Nachlass auch Accounts bei Unternehmen, die Onlinekonferenzen ermöglichen oder Tools zur virtuellen Kooperation anbieten. Dazu kommen Cloudservices zum Speichern und Austausch von Daten. Dieses gesamte digitale Vermögen aus dem unternehmerischen Bereich kann dem digitalen Nachlass des Mitarbeiters zuzuordnen sein. Das hat gravierende Folgen, denn seine Nachkommen erben das digitale unternehmerische Vermögen und das Unternehmen hat keinen Zugriff mehr auf die Daten.

Zum digitalen Nachlass gehören auch Daten auf elektronischen Geräten oder Speichermedien, die auf Verträge mit Host-, Access- oder E-Mail-Providern sowie Anbietern sozialer Netzwerke oder virtueller Konten des Verstorbenen zurückgehen. Zudem müssen Daten und Dateien auf Festplatten oder USB-Sticks berücksichtigt werden wie Bilder, Videos oder auch Produkt- oder Firmenpräsentationen

Daher sollte bereits am Anfang einer Geschäftsbeziehung zwischen Unternehmen/Geschäftsleitung und Mitarbeitenden darauf geachtet werden, dass Unternehmensdaten und Accounts klar von der privaten Nutzung des Mitarbeiters getrennt werden. So kann sichergestellt werden, dass Accounts nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters gelöscht werden können. Wird nicht getrennt, könnte es passieren, dass ein Unternehmen die Verfügungsmacht über seine Accounts und damit auch deren Reichweite und Außenwirkung verliert. Ist eine strikte Trennung der Daten nicht möglich, kann durch vertragliche Regelungen bestimmt werden, wem die Daten nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses gehören oder dass dem Unternehmen die ausschließlichen Nutzungsrechte an den Daten eingeräumt werden.

Der Begriff digitaler Nachlass bezeichnet alle Arten von Daten, die ein Unternehmen im Internet oder auf Speichermedien hinterlassen kann. Auch Daten, die auf Verträge mit Host-, Access- oder E-Mail-Providern sowie Anbietern sozialer Netzwerke oder virtueller Konten zurückgehen. Ohne Regelungen in einem digitalen Testament und Hinterlegung von Passwörtern hat das Unternehmen im Notfall keinen Zugriff auf diese Accounts.

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Neben diesen grundsätzlichen Maßnahmen sollte jeder Mitarbeiter in seinem Testament regeln, wer sich um seinen digitalen Nachlass kümmert. Dafür bieten sich die Erben an oder auch ein Testamentsvollstrecker. Das Testament selbst darf nicht digital erstellt werden, sondern unterliegt den formal-rechtlichen Anforderungen wie jedes andere Testament. Es muss also auf Papier vorliegen und eigenhändig geschrieben und unterschrieben sein. Alternativ kann ein Testament auch vor dem Notar erstellt werden.

Studie Fraunhofer Institut

Wie komplex das Thema digitaler Nachlass für Unternehmen ist, zeigt die Studie des Fraunhofer-Instituts für sichere Informationstechnologie. Die rechtliche und technische Untersuchung analysiert auf 400 Seiten, wie schwer sich der digitale Nachlass fassen lässt. Dazu kommt: Weil jeder Anbieter individuelle Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) hat, sind diese bei der Abwicklung des digitalen Nachlasses grundsätzlich zu beachten. Die Studie hat diverse Fallstricke in den AGB von Software- und Social-Media-Konzernen entdeckt. Wer nicht festlegt, wie mit den digitalen Spuren umgegangen werden soll, liefert sich den Dienstleistern und deren AGB aus.

Auf der sicheren Seite: Regelungen für den digitalen Nachlass

• Trennen Sie private und geschäftliche Konten und untersagen Sie die Privatnutzung, vor allem bei E-Mail-Accounts.
• Bestimmen Sie eine oder mehrere vertrauenswürdige Personen, die Kenntnis über die digitalen Aktivitäten haben, zum Beispiel der Erbe selbst.
• Holen Sie rechtliche Unterstützung von Experten für die Erstellung des Testaments ein.
• Fertigen Sie eine Aufstellung an über E-Mail-Konten, Cloudspeicher, Social-Media-Accounts, Konten bei Onlinehändlern oder -dienstleistern, firmeninterne Geräte sowie passwortgeschützte Programme.
• Schreiben Sie bestehende, auf einzelne Personen laufende Accounts möglichst auf das Unternehmen um, melden Sie neue Accounts auf den Betrieb an und regeln Sie den Zugriff für den Notfall.
• Legen Sie für jeden Account fest, was nach Ausfall oder Tod eines Mitarbeitenden geschehen soll (Stilllegung, Gedenkzustand).
• Geben Sie Benutzernamen und Passwörter mit Eröffnung des Testaments/des Erbvertrags an die jeweiligen Handlungsbefugten, zusammen mit klaren Handlungsanweisungen.
• Das Testament oder der Erbvertrag, die den digitalen Nachlass regeln, müssen aktuell sein. Nehmen Sie bei neuen Konten die geänderten Passwörter sofort in die Aufstellung auf.